Nên học nghiệp vụ thư ký ở đâu là một trong những thắc mắc của rất nhiều học viên muốn theo học chứng chỉ thư ký văn phòng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về chức năng – nhiệm vụ của ngành thư ký là gì. Bài viết dưới đây của Đại học Đông Á sẽ mang đến cho bạn những giải đáp chi tiết về nội dung này và gợi ý địa điểm nên học nghiệp vụ thư ký chất lượng.

Đôi nét về Nghiệp vụ thư ký

Trước tiên, chúng ta cần tìm hiểu nghiệp vụ thư ký văn phòng là gì? Nghiệp vụ thư ký văn phòng được hiểu là trách nhiệm hỗ trợ công việc hành chính trực tiếp cho các phòng ban có liên quan trong công việc hàng ngày. Những công việc đó bao gồm lập kế hoạch, tổ chức các cuộc họp, thu xếp lịch trình công tác, hậu cần và phối hợp với các bộ phận khác của công ty, doanh nghiệp để hoàn thành những công việc được giao.

Nghiệp vụ thư ký văn phòng có nhiệm vụ và chức năng gì?

Nghiệp vụ thư ký và quản trị văn phòng có chức năng và nhiệm vụ gì? Cùng tham khảo qua những thông tin được liệt kê dưới đây nhé!

Chức năng

Người làm việc trong vị trí thư ký văn phòng sẽ có những chức năng như sau:

• Chức năng thực hiện các nhiệm vụ, công việc có liên quan đến công tác văn thư, còn lại là công tác thông tin.
• Chức năng thuộc việc và giải quyết tốt các công việc có liên quan trong hoạt động văn bản.

Nhiệm vụ

Thư ký văn phòng có nhiệm vụ quan trọng nhằm mang đến hiệu quả trong công việc. Cùng tham khảo xem những nhiệm vụ đó là gì nhé.

Thực hiện các nhiệm vụ thuộc về quan hệ nhân sự:

• Thư ký văn phòng có nhiệm vụ tiếp khách và liên hệ công tác với trưởng phòng và chuẩn bị các chuyến đi công tác của trưởng phòng. Những công việc này cần có sự cẩn thận, chu đáo.
• Thư lý cần phải giữ liên lạc với trưởng phòng trên đường đi công tác. Có nhiệm vụ hướng dẫn một cách khái quát công việc của những người đi theo và thu thập đầy đủ tình hình khi trở về sau chuyến công tác.
• Thư ký có nhiệm vụ làm trung gian trong quan hệ điện thoại của trưởng phòng.
• Lên kế hoạch, chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp và thảo luận do trưởng phòng triệu tập.
• Thực hiện báo cáo một cách tổng quát những cuộc hội ý, hội thảo, những chuyến đi liên hệ công tác và những sự kiện quan trọng trong cơ quan, xí nghiệp.

Thư ký văn phòng thực hiện nhiệm vụ thuộc quan hệ văn bản:

• Tiến hành phân chia các bưu phẩm nhận được cho các bộ phận thuộc quyền trưởng phòng.
• Thực hiện chuyển giao văn bản giữa các bộ phận trong công ty.
• Kiểm tra thể thức các văn bản đạt chuẩn để  trình trưởng phòng ký.
• Sắp xếp, bảo quản cẩn thận những văn bản, hồ sơ nguyên tắc.

Nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc:

• Thư ký cần phải lên lịch hằng ngày, tuần, tháng của trưởng phòng.
• Tiến hành thống kê và kiểm tra việc thực hiện tốt các chỉ thị của trưởng phòng.
• Sắp xếp phòng làm việc của trưởng phòng gọn gàng, ngăn nắp.
• Thực hiện những công việc cần thiết khác do trưởng phòng giao cho.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:

• “Giải Đáp” Nên Học Quản Trị Nhân Lực Hay Quản Trị Văn Phòng?
• 5 Kỹ Năng Quản Trị Văn Phòng Mang Lại Hiệu Quả Cao Nhất

Vậy nên học nghiệp vụ thư ký ở đâu?

Khi nghề thư ký đang dần trở nên hot thì nhu cầu học nghiệp vụ thư ký cũng dần tăng cao. Vậy nên học nghiệp vụ thư ký ở đâu đảm bảo chất lượng tốt nhất. Để đạt được những hiệu quả như mong đợi thì các học viên cần phải chọn được những địa điểm đào tạo uy tín nhất. Theo học tại những trường có chất lượng thì chắc chắn các bạn sẽ thành công hơn khi theo đuổi ngành học và sau khóa học có cơ hội xin việc cao hơn.

Hiện nay, Đại học Đông Á đang là một trong những ngôi trường đào tạo ngành quản trị văn phòng chất lượng nhất. Theo học tại đây, sinh viên sẽ được học những kiến thức và những kỹ năng trong nghiệp vụ thư ký và được thực tập tại các cơ quan, doanh nghiệp để nâng cao kinh nghiệm. 

Chương trình học tập tiên tiến mang đến chất lượng tốt nhất cho học viên bao gồm: 

• Các môn học có tính lý luận 
• Các môn học chuyên sâu về Quản trị văn phòng trong đó nghiệp vụ thư ký cũng là một trong những nội dung được giảng dạy.
• Các môn học về kỹ năng hành chính và kỹ năng mềm trong quá trình làm việc được rèn luyện thành thạo cho sinh viên.

Sau khi ra trường, sinh viên được đảm bảo có chất lượng đầu ra tốt nhất và tự tin xin việc tại các công ty doanh nghiệp. Các bạn hãy tìm hiểu thêm thông tin quản trị văn phòng ra trường làm gì để có lựa chọn ngành nghề phù hợp cho bản thân mình nhé!

Trên đây là tổng hợp những thông tin nhằm giúp các bạn hiểu rõ hơn về nghiệp vụ thư ký văn phòng cũng như giải đáp thắc mắc “nên học nghiệp vụ thư ký ở đâu”. Hy vọng sau bài viết này, các bạn sẽ có những lựa chọn sáng suốt cho mình.