Mô hình 5s trong văn phòng cũng đang được áp dụng thành công tại Nhật Bản. Áp dụng mô hình 5s trong văn phòng nhằm tạo ra hiệu quả trong công việc. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu sâu hơn về mô hình 5s trong quản trị văn phòng trong bài viết dưới đây nhé.

Khái niệm về 5s trong văn phòng

Mô hình 5s trong văn phòng phương pháp quản lý được ra đời từ Nhật Bản. Nguyên tắc này là ứng dụng cho những cơ sở hay các hệ thống quản lý chất lượng. Nếu hiểu theo tiếng gốc của Nhật Bản thì 5S có nghĩa là: Seiso (Sạch sẽ), Seiton (Sắp xếp), Seiri (Sàng lọc), Shitsuke (Sẵn sàng) và Seiketsu (Săn sóc).

Nguyên tắc 5S giúp gì cho văn phòng?

Với việc loại bỏ những lãng phí trong công việc là mục đích chính của 5S. Để giảm thiểu tối thiểu những hoạt động gia tăng giá trị và cung cấp một môi trường làm việc hay tinh thần cải tiến liên tục và nâng cấp chất lượng cũng như tình trạng an toàn. 

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:

• Phân Tích Các Vai Trò, Chức Năng Của Quản Trị Văn Phòng?
• Nghiệp Vụ Hành Chính Văn Phòng – Những Thông Tin Cần Biết

Sử dụng mô hình 5s trong văn phòng sao cho hiệu quả

Thứ tự 5S được sắp xếp theo: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso(Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng) đây chính là những quy trình 5S được áp dụng trong công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng. 

• Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh và sàng lọc, phân loại

Điều đầu tiên cũng là điều quan trọng nhất đó là vệ sinh khu vực làm việc của mình sau đó phân loại những dụng cụ đồ dùng theo mục đích sử dụng, mức độ thường xuyên sử dụng, mức độ cần thiết và mức độ liên quan đến công việc. Để chắc chắn hơn bạn cũng có thể liệt kê ra giấy sau đó rồi mới phân loại. Có một nguyên tắc nhỏ đó là đừng giữ những gì mà chúng ta không cần đến. 

• Sắp xếp (Seiton): Mô hình 5s trong văn phòng là bố trí lại các khu vực

Sau khi phân loại hay sàng lọc thì đến giai đoạn này mọi thứ cần phải được sắp xếp vào đúng chỗ của nó. Về dựa trên tần suất sử dụng các bạn sẽ đưa ra được những phương án về vị trí sắp xếp làm sao cho hợp lý nhất. Các vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với những vị trí làm việc. Những thứ chúng ta ít sử dụng thì có thể để ở một vị trí xa hơn. 

Có một ý tưởng rất hay nữa đó là hãy phân loại chúng bằng màu sắc. Cũng giống như khu vực ăn uống, nghỉ ngơi hay nơi làm việc và lối đi lại đều được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ trở nên hoàn hảo hơn. Những vật dụng trong lúc khẩn cấp như bình chữa cháy hay thiết bị an toàn và quan trọng nhất là lối thoát hiểm cũng cần phải được làm cho chúng nổi bật lên.

• Sạch sẽ (Seiso): 5s cho văn phòng giữ vệ sinh và kiểm tra 

Hãy lên kế hoạch cho mình việc kiểm tra thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ.

Sự sạch sẽ cũng là một điều kiện cơ bản cần thiết cho chất lượng công việc chính vì thế một khu vực sạch sẽ để làm việc sẽ làm cho bạn có tinh thần làm việc cao hơn. Như vậy hãy cố gắng duy trì được sự sạch sẽ này nhé.

• Săn sóc (Seiketsu): Là duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp

Đối với việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được mục tiêu đúng đắn là làm chúng trở nên trực quan hơn dễ nhận và viết đối với nhân viên. Cụ thể hơn đó là thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho những vị trí được quy định. Hình thành những chỉ số cũng như cách nhận biết để vượt qua những mục tiêu. Thiết lập những phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn và xác định những vị trí….

• Sẵn sàng (Shitsuke): Hình thành thói quen và thực hành chúng

Bước cuối cùng cũng là bước khó khăn đối với những nhân viên văn phòng thường không tuân thủ theo các quy định. Để có thể làm được chữ S cuối cùng này. Mọi người cần phải củng cố những thói quen thông qua các hoạt động hàng ngày. Hãy bắt tay vào tiến hành việc đào tạo và tự đào tạo những quy trình làm việc cho nhân viên để có một môi trường văn phòng làm việc  tốt nhất.

Xem thêm: Ngành quản trị văn phòng ra làm gì?

Trên đây là những mô hình 5s trong văn phòng cùng những nguyên tắc 5S cho công việc văn phòng cụ thể được chúng tôi liệt kê ra. Hi vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp các bạn hiểu hơn về 5S và sự hình thành của chúng trong văn phòng.