Ngành quản trị văn phòng là ngành khá được chú trọng phát triển hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ chức năng của quản trị văn phòng là gì? Với bài viết hôm nay, Đại học Đông Á sẽ giúp các bạn giải đáp thắc mắc này. 

Tìm hiểu về quản trị văn phòng

Tại Việt Nam, ngành quản trị văn phòng xuất hiện khá sớm, cung cấp nhiều nhân lực cho các cơ quan, doanh nghiệp. Vậy quản trị văn phòng là gì?

Quản trị văn phòng là ngành chuyên đào tạo các công việc có liên quan đến lập tài chính, lưu trữ hồ sơ, tài chính, nhân sự và công việc hậu cần của một doanh nghiệp một cách hiệu quả. Một nhân viên thực hiện các hoạt động này gọi là quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phòng, họ đóng vai trò khá quan trọng trong bất kỳ hoạt động tổ chức của các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ.

Qua đó, chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy vai trò của quản trị văn phòng là rất lớn đối với sự phát triển của các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào. 

Vai trò, chức năng của Quản trị văn phòng là gì?

Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp nào cũng cần sở hữu một người làm quản trị văn phòng tài giỏi, năng lực chuyên môn cũng như kỹ năng mềm tương đối tốt. Để trở thành một người quản trị văn phòng như vậy, trước tiên các bạn cần phải nắm rõ các chức năng quản trị văn phòng.

Hiện quản trị văn phòng có những chức năng chính sau:

Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý trong các doanh nghiệp. Chức năng này đòi hỏi người quản lý phải bao quát được mọi đối tượng trong tổ chức và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng. Muốn vậy, người quản lý phải nắm bắt được nhiều lĩnh vực, có mặt kịp thời để giải quyết chính xác mọi vấn đề. Tuy nhiên, điều này vượt quá khả năng của các nhà quản lý.

Do đó, công tác tham mưu tổng hợp là một lực lượng khá quan trọng trợ giúp các nhà quản lý. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm đưa ra những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất. Chủ thể của công tác tham mưu này có thể là cá nhân hay tập thể, tồn tại độc lập với chủ thể quản lý.

Thực tế, tại các doanh nghiệp thường đặt vị trí tham mưu tại các văn phòng. Điều này khiến cho công tác này được hoạt động dễ dàng. Để có thể đưa ra được ý kiến tham mưu tốt nhất, văn phòng phải nắm được những thông tin bên trong và bên ngoài, từ đó phân tích và quản lý thông tin theo những quy trình nhất định.

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận nghiệp vụ khác cũng có thể làm công tác này cho lãnh đạo ở các vấn đề mang tính chuyên sâu như: công nghệ, tiếp thị, kế toán, tài chính,…

Chức năng giúp việc điều hành

Một trong những chức năng quản trị hành chính văn phòng đó là chức năng điều hành. Với chức năng này, văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của các cấp quản lý thông qua những công việc cụ thể như: Lập kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và thực hiện công tác triển khai các kế hoạch đó. Ngoài ra, văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, triển khai các chuyến đi công tác hay tổ chức các cuộc họp, hội nghị cấp trên,…

Chức năng hậu cần

Đây cũng là một hoạt động không thể thiếu trong chức năng của quản trị văn phòng. Trong quá trình hoạt động, các điều kiện vật chất như không gian làm việc, phương tiện, thiết bị, dụng cụ,…là các điều kiện không thể thiếu ở các tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng sẽ là nơi cung cấp, quản lý các điều kiện này để đảm bảo sử dụng một cách hiệu quả nhất. 

Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô và phương thức hoạt động của các công ty, doanh nghiệp. 

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:

• Nên Học Nghiệp Vụ Thư Ký Ở Đâu Đảm Bảo Chất Lượng Nhất?
• Nghiệp Vụ Hành Chính Văn Phòng – Những Thông Tin Cần Biết

Để trở thành nhà Quản trị văn phòng cần có những kỹ năng gì?

Để đáp ứng tốt yêu cầu công việc, người làm quản trị văn phòng bên cạnh kiến thức chuyên môn cũng cần các kỹ năng mềm như:

• Kỹ năng xử lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu của tổ chức, doanh nghiệp đúng theo quy định của các cơ quan nhà nước.
• Kỹ năng tổ chức: xây dựng và tổ chức các hoạt động tại công ty, lên kế hoạch tuyển dụng, quản lý, đánh giá và phát triển đội ngũ nhân sự của công ty.
• Kỹ năng phân tích tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình công tác
• Kỹ năng giao tiếp tốt, linh hoạt trong công việc
• Kỹ năng lập kế hoạch làm việc khoa học, chuyên nghiệp.

Có thể nói rằng, vai trò của nhà quản trị văn phòng rất quan trọng trong công tác quản lý của các doanh nghiệp. Do đó, ngành quản trị văn phòng đã và đang được chú trọng đào tạo ở nhiều ngôi trường. Đây cũng là lý do khiến nhiều bạn trẻ đang băn khoăn không biết quản trị văn phòng học trường nào tốt nhất…

Trường Đại học Đông Á Đà Nẵng – một trong những ngôi trường lớn nhất tại khu vực miền Trung tuyển sinh ngành Quản trị văn phòng bạn có thể cân nhắc lựa chọn.

Sinh viên theo học ngành Quản trị văn phòng tại đại học Đông Á sẽ được học tập với chương trình đào tạo gắn liền với thực nghiệm giúp các bạn sinh viên vừa nắm vững kiến thức chuyên môn, vừa có trải nghiệm thực tế tại các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, trường còn chủ động liên kết với các doanh nghiệp để tổ chức giảng dạy, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn nhằm tạo điều kiện giúp sinh viên có những định hướng về ngành nghề ngay cả khi còn ngồi trên ghế nhà trường.

Hy vọng nội dung bài viết đã giúp bạn giải đáp được vấn đề chức năng của quản trị văn phòng. Từ đó, đưa ra được quyết định đúng đắn về ngành nghề trong tương lai của bản thân. Chúc các bạn thành công!