Các công việc của lễ tân khách sạn sẽ phải làm gồm những công việc gì? làm thế nào để trở thành lễ tân chuyên nghiệp? Để giải đáp cho vấn đề này, bài viết dưới đây sẽ giải đáp giúp bạn.

Làm thủ tục cho khách nhận phòng

Hiện nay, dịch vụ đặt phòng trực tuyến rất phổ biến, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về các khách sạn với đầy đủ thông tin cụ thể như: giá, số phòng, hạng phòng, dịch vụ đi kèm,… và đặt phòng một cách nhanh chóng. Công việc của một nhân viên lễ tân khách sạn đó chính là theo dõi danh sách đặt phòng của khách hàng theo thời gian và kiểm soát số lượng phòng để đảm bảo đúng và đủ phòng cho khách. Cụ thể quy trình check – in như sau:

• Chào khách
• Xác nhận tên và thông tin khách hàng dựa vào danh sách đặt phòng. Trong trường hợp khách chưa đặt phòng trước thì nhân viên sẽ tư vấn và giới thiệu phòng cho khách.
• Hỏi mượn CMT của khách để làm thủ tục nhận tiền cọc, thanh toán phòng.
• Hướng dẫn khách hàng điền tên và ký vào mẫu đăng ký xác nhận lưu trú tại khách sạn.
• Cung cấp các thông tin về thời gian ăn sáng, thời gian nhận trả phòng, các dịch vụ đi kèm khác…
• Giao chìa khóa cho phục vụ dẫn khách lên nhận phòng.
• Lưu lại và đảm bảo an toàn thông tin của khách hàng bao gồm CMT, hộ chiếu của khách.
• Thực hiện nhập thông tin của khách vào hệ thống.

Giới thiệu cho khách các dịch vụ của khách sạn

Trong quá trình khách lưu trú tại khách sạn, khách hàng có thể muốn sử dụng thêm các dịch vụ khác nhau. Vì vậy, lễ tân khách sạn có nhiệm vụ phải giới thiệu, tư vấn các thông tin về dịch vụ tại khách sạn cho khách hàng. Các dịch vụ đó thể là: spa, phòng tập gym, khu vui chơi,… hay các dịch vụ khác như: tour du lịch, đặt xe đưa đón tiễn bay,… hay nói cách khác nhiệm vụ của nhân viên lễ tân là đảm bảo cho khách hàng được hưởng trọn dịch vụ trong suốt quá trình lưu trú và hài lòng với các dịch vụ đó.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM:

• Liệu Lễ Tân Khách Sạn Lương Bao Nhiêu? Lương Có Cao Không?
• Những Cơ Hội Và Thách Thức Của Ngành Khách Sạn Ở Việt Nam

Phục vụ cho khách trong thời gian khách ở lại

Bên cạnh những điều trên, công việc của một nhân viên lễ tân khách sạn cần phải làm nữa đó là phục vụ khách trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn. Bao gồm các công việc:

• Thực hiện các yêu cầu của khách hàng như dịch vụ báo thức
• Chịu trách nhiệm trong việc bảo quản tài sản và các vật dụng quan trọng mà khách nhờ giữ.
• Hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ như: hỗ trợ đặt vé máy bay, tàu hỏa, đặt phòng khách sạn ở điểm đến kế tiếp,…. và xác nhận, thay đổi thông tin lịch trình khi cần thiết. 
• Giải thích xử lý và giải quyết các vấn đề khi khách hàng phàn nàn hay khiếu nại về sản phẩm, dịch vụ của khách hàng.

Thực hiện quy trình cho khách trả phòng

Sau khi khách hàng kết thúc lưu trú tại khách sạn, các công việc của lễ tân cần thực hiện để hỗ trợ khách làm thủ tục trả phòng theo quy trình như sau: 

• Nhận lại chìa khóa/ thẻ vào phòng từ khách.
• Liên hệ với nhân viên bộ phận phòng buồng dọn và kiểm tra lại phòng để xem khách có để quên thứ gì đó không.
• Trong thời gian chờ xác nhận thông tin, lễ tân chủ động thăm dò cảm nhận của khách về chất lượng phòng cũng như các dịch vụ đi kèm trong thời gian khách lưu trú.
• Xác nhận với khách các dịch vụ trong thời gian lưu trú.
• Kiểm tra các khoản phí mà khách hàng cần thanh toán, in hóa đơn và để khách kiểm tra lại các khoản phí đó và ký tên xác nhận.
• Trả lại các giấy tờ như CMT, hộ chiếu cho khách.
• Tiễn và chào khách.

Những công việc liên quan khác

Ngoài các công việc chính trên thì nhân viên lễ tân khách sạn còn thực hiện các công việc như:

• Giao ca và ghi lại tất cả các thông tin có liên quan đến khách hàng cần làm việc trong ca tiếp theo.
• Tham gia và các cuộc họp trong bộ phận, đánh giá và nêu ra ý kiến về tình hình khách hàng, chất lượng dịch vụ tại khách sạn.
• Kèm và hướng dẫn nhân viên mới.
• Tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ mà công ty tổ chức.
• Thực hiện các yêu cầu khác theo yêu cầu của cấp trên.

Có thể thấy rằng, công việc của một lễ tân khách sạn không hề đơn giản. Ngoài những kiến thức chung về khách sạn, nhân viên lễ tân cũng cần trau dồi kinh nghiệm, các kỹ năng thì mới có thể hoàn thành tốt công việc.

Hiện nay, Đại học Đông Á là một trong những ngôi trường đại học quản trị khách sạn lý tưởng ở khu vực miền Trung – Tây Nguyên. Khi đến với Đông Á bạn sẽ được trải nghiệm học tập trong một môi trường hiện đại, chương trình đào tạo theo hướng thực nghiệm. Bên cạnh đó, trường cũng liên kết và học hỏi chương trình giáo dục mới tại các nước phát triển như Nhật Bản, Hàn,… nhằm mang đến cho sinh viên những kiến thức giáo dục mới nhất và theo kịp thời đại.

Nếu bạn muốn theo đuổi ngành quản trị khách sạn mà đang băn khoăn không biết quản trị khách sạn nên học trường nào, thì Đại học Đông Á Đà Nẵng là một gợi ý hoàn hảo cho bạn. Sinh viên Đông Á  học xong ngành này có thể làm lễ tân khách sạn tại các khu nghỉ dưỡng, khách sạn cao cấp trên cả nước.

Trên đây là toàn bộ quy trình các công việc của lễ tân khách sạn mà bạn có thể tham khảo. Nếu bạn muốn trở thành một nhân viên lễ tân khách sạn chuyên nghiệp thì hãy cố gắng nhé!